Acte I : préparation
Une réunion doit avoir un but précis pour être constructive. Il faut donc bien vous assurer de son opportunité avant d’y convier ses participants. En cas de doute, voici 3 bonnes raisons d’organiser une réunion :
- Si les contacts téléphoniques ne suffisent pas à traiter d’un problème ;
- Pour réduire certains délais et réunir les décisionnaires et accoucher d’une solution ;
- Afin d’apporter de la visibilité à vos actions et communiquer simultanément auprès de différents acteurs.
Convocation des participants :
- Etablissez une liste des personnes à inviter et assurez-vous d’avoir les bons contacts et les adresses mails associées ;
- Envoyez une première convocation par mail (idéalement 2 semaines avant l’événement) ;
- En cas d’absence de réponse, vous pouvez dans un second temps relancer par téléphone.
Choix du lieu
Il sera déterminé en fonction du nombre de participants et de leurs types de profils. Prévoyez un vidéoprojecteur si vous avez besoin d’un support pour votre présentation, à boire et à manger si la réunion risque de s’éterniser.
Dernière piqûre de rappel
48h avant la réunion : envoyez un mail en spécifiant l’ordre du jour, afin que chaque participant prépare sa partie, voire son éventuelle intervention.
Acte II : Jour J
1. Juste avant la réunion :
Vérifiez que la salle est bien libre et correctement préparée.
Imprimez l’ordre du jour détaillé ainsi que tous les documents nécessaires pour chaque participant.
Prévoyez un temps maximum à consacrer à chaque sujet devant être abordé.
2. Pendant la réunion
Soyez à l’heure !
En début de réunion, remerciez l’ensemble des participants en les présentant, afin que chacun identifie les personnes autour de la table.
Reformulez l’objet de cette rencontre en début de réunion et rappelez-en l’ordre du jour.
Prenez des notes ou désignez un rapporteur.
Pour la conduite de la réunion, tout dépendra du sujet. Sur la forme, contentez-vous de rester concentré, de garder un œil sur chacun pour pouvoir réagir au moment opportun, le regard franc et le dos droit. Votre attitude doit être posée et volontaire.
Acte III : reporting
Notez bien le mail de toutes les personnes en présence, mais également des absents éventuellement concernés par les sujets abordés.
Reprenez vos notes (ou celles du rapporteur) et transcrivez point par point les éléments évoqués le jour de la réunion. Inutile d’en faire des tartines, une présentation bien structurée sous forme de « bullet points » peut suffire.
Un compte-rendu doit être construit, synthétique et aller droit au but. Exemple de plan : date et heure, personnes en présence, ordre du jour, présentation succincte des sujets abordés, réponses apportées (en donnant la parole aux participants), détails de la mise en œuvre des décisions prises, éléments à prévoir pour la suite. Sans oublier de remercier l’ensemble des participants avant de conclure.
Sachez que la rédaction d’un compte-rendu barbe souvent les employés, c’est l’occasion de vous mettre en avant tout en allégeant la charge de travail de vos collègues. Il s’agit ici de prendre de la hauteur mais aussi de montrer que vous vous appropriez le sujet. Bref, de vous rendre indispensable… jusqu’à la prochaine réunion !
