1. Soigner l’objet du mail
Il doit être informatif (les idées fortes de votre message doivent y figurer) et idéalement incitatif (donner envie d’aller plus loin). Pensez que les infos essentielles doivent apparaître dans le haut du mail, sinon votre lecteur risque de ne pas scrowler vers le bas.
2. De la politesse pour bien commencer
« Cher Monsieur » ou « Chère madame » ou « Cher… » et un prénom si vous vous adressez ainsi à votre interlocuteur. Rien de pire qu’un ton exagérément révérencieux ou au contraire trop familier.
3. Le 1er paragraphe
Il doit répondre aux questions de référence : qui, quoi, quand, où, comment et pourquoi. Il s’agit de fournir les informations essentielles à votre lecteur, pour qu’il comprenne tout de suite ce qui motive ce courrier.
4. Construire votre texte
Il faut qu’il soit structuré, avec des paragraphes pour donner un souffle à la lecture. Rédigez au préalable un brouillon pour éviter toute déconvenue. N’hésitez jamais à vous relire avant de l’envoyer !
5. Une ponctuation adaptée
Evitez les points de suspension ou encore les points d’exclamation, réservés aux échanges personnels.
6. S’adapter à la lecture sur écran
Plus lente que la lecture papier, elle nécessite un style rythmé, un vocabulaire trié et des phrases courtes. Zéro blabla. Lisez-vous à voix haute pour pallier la lourdeur des formules trop littéraires.
7. De bonnes ondes
Commencer par un « j’espère que vous allez bien » terminer par une petite phrase de remerciement… il ne s’agit pas d’enrober ou d’alourdir le propos, mais d’humaniser un outil qui peut vite sembler impersonnel. Et gare aux incompréhensions : une formule un peu laconique peut être mal interprétée, le fait de mettre d’autres protagonistes en copie peut attiser les tensions. Soyez vigilant et ne répondez jamais à un mail sur le coup de l’émotion.
8. Avant de conclure…
Un dernier paragraphe qui prend un peu de hauteur pour terminer sur une bonne note. Par exemple ? Une demande de prise de contact, un remerciement, ou encore l’assurance que vous restez à la disposition de votre interlocuteur pour plus d’informations.
9. La note finale :
« cordialement » reste la formule passe-partout, il y a aussi « Sincères salutations » pour les plus protocolaires, ou « Bien à vous » si vous avez une certaine proximité avec votre interlocuteur, « A très bientôt » peut apporter une petite touche sympathique.
10. Ne négligez pas la signature du mail
Avec a minima vos nom et prénom et numéro de téléphone, éventuellement l’intitulé de votre poste, une adresse postale, l’URL du site de votre employeur ou un lien vers votre profil LinkedIn…
